Yönetici Asistanları İçin Büro Yönetimi, Kişisel Ve Mesleki Beceri Geliştirme Programı
I. Bölüm: Mesleki Gelişimi Destekleyici Kişisel Yönetim Becerileri
® Kişisel Kalitenin İş Yaşamında Ağırlığı
· Kişisel Kalite - Bilgi İlişkisi
· Bilgi - Risk İlişkisi
· Risk - İnisiyatif Kullanma İlişkisi
· İnisiyatif Kullanma - Karar Alma İlişkisi
· Karar Alma – Süreç Yönetimi İlişkisi
· Süreç Yönetimi – Problem/ Kriz İlişkisi
® Kişisel İmaj / Kurumsal İmajla Bütünlük
® İş Süreçlerinde Değer Yaratma / Değer Katma
® Optimist Yaklaşım ve Olumlu Zihinsel Tutum
® Kişisel Motivasyon
® Empatik İletişim
® Kaliteli İletişim, Sürdürülebilir İlişki
® İletişim Nedir? Etkili İletişim Neden Önemlidir?
® İyi İletişimin Getirdikleri / Kötü İletişimin Götürdükleri
® İletişimde Empati
® Telefonda İletişim
· Telefonla İletişimde Kurumsal Dil Birliği
· Daima Hazırlıklı Olmak
· Konuşmayı Kontrol Altında Tutmak / Konuşmaya Tam Dikkatimizi Vermek
· Etkili Dinleme / Doğru Algılama / Anladığını Teyit Etme / Geribildirimde Bulunma
· Telefonda Konuşurken Neler Yapılmamalı?
· Söylediğimiz Şeyi Kastetmek
· Telefonda Kullanmamamız Gereken Deyimler
· Ben Sözcüğünü Sık Kullanmak
· Espri Yapmak
· Telefonda İsimler Hitap Etmek
· Telefonda Sesin Önemi / Vurgu / Tonlama / Konuşma Hızı / Sesin Yüksekliği
® Proaktif Yaklaşım
® Planlama, Organizasyon ve Zaman Yönetimi
· Zamanımızı Yönetirken İş Ve Meslek Hayatımızdaki Denge
· Zaman Planlama Süreçleri
· Konsantrasyon ve Motivasyonun Zaman Yönetimi İle İlişkisi
· Zaman Yönetimi ve İletişim (Tartışma, Toplantı Yönetimi)
· “On Time, Ne Önce Ne Sonra” Günümüzde Neden Önemli
® Zaman Yönetiminden Süreç Yönetimine
® Verimlilik
® Müzakere Becerileri ve Uzlaşma Kültürü
· İletişimde Öfke Krizleri
· Kişinin İçinde Bulunduğu Durumu Anlamak ve Kişiyi Yatıştırmak / Öfkeli Kişileri Yönetme
· Probleme Odaklanarak Çözüme Gitme
· Kontrolü Elinde Tutma
· Saldırgan Olmayı Kontrol Etme / Saldırılarla Başetme
· Özdeğerlere Cevap Verme / Diğerlerin Özdeğerlerini Onaylama
· İletişimdeki Problemlerin Analizi
· Ortak Bir Değer ve Hedef Yaratma
® Stres Yönetimi
· İş Hayatımızda Kurumsal Değerler ve İlkeler İle Özel Hayatımızda Kişisel Değer, İlke ve Hedeflerimizi Bütünleştirmek
· Kontrol Edilemeyen Faktörlerin Baskısı ve Stres
· Stresi Nasıl Yok Sayar ve Performansımızı Düşürür Hatta Kendimizi Hasta Ederiz?
· Stresi Kısa Vadede Nasıl Savarız? / Stresi Orta Vadede Nasıl Yönetebiliriz?
· Konsantarsyon ve Senkronizasyonumuzun Sağlanması
· Stresi Yönetebilmek İçin İş ve Özel Hayatın Dengesi ve Planlaması
· Stresi Yönetebilmek İçin Kontrol Fonksiyonlarımızın Geliştirilmesi
® Yönetici Asistanlığında Protokol Uygulamaları
® Sunum Becerileri ve Raporlama - Bilgilendirme
· Kısa Zamanda, Dinleyicinin Beklentisini Tespit Ederek, Neden-Sonuç İlişkisine Dayalı Sunum ve Raporlama
· Geribildirimleri Alarak Yeni Aksiyon Planı Yapma ve Uygulama
II. Bölüm: Mesleki Gelişim
® Sekreterliğin Tanımı, Günümüz İş Ortamında Sekreterliğin Yeri ve Önemi
® Sekreterin Organizasyondaki Yeri
® Sekreterden Beklenen Yönetsel Davranışlar
® Sekreterin Mesleki Nitelikleri
· Sekreterlikte Telefon Konuşma Yöntemleri
· Protokol Kuralları
· Sekreterlikte Repertuar
· Masa Üstü Verimliliği ve Form Çalışmaları
· Etkin Yazışma Kuralları ve İş Yazışmaları
· Sekreterlikte İfade Gücünün Önemi Ve Dilbilgisi Kuralları
· Temel Dosyalama Bilgileri
· Bir Büro Hostesi Olarak Sekreter
· Randevuların Saptanması ve Konuk Kabulleri
· Toplantı Yönetimi ve Sekreterlik
· Seyahat Planlama ve Sekreterlik
· Yönetici – Sekreter İlişkisi
Önerilen Süre: Min. 2 Gün
EĞİTMENLER
DENİZ S. GÖKKUŞ
Marmara Üniversitesi Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri Bölümü Lisans mezunu olan akademik kariyerine Akdeniz Üniversitesi İşletme Yüksek Lisans öğrenci olarak devam etmiştir. Pek çok uluslararası sivil toplum örgütünün bölgesel başkanlığı ve genel sekreterliği görevlerini de yürüten GÖKKUŞ, bu görevleri sırasında yurtdışında stratejik planlama ve yönetim, kişisel gelişim ve insan kaynakları alanlarında eğitimlerden yararlanma fırsatı bulmuştur. International Coaching Federation onaylı Erickson College’tan koçluk sertifikasına da sahip olan GÖKKUŞ, bir yandan da DenizBank, Cargill , McCann Erickson gibi sektörlerinin ileri gelen kuruluşlarında profesyonel kariyerine devam etmiştir. Halen Incity Antalya dergisinde yazılarını okuyucuları ile paylaşan GÖKKUŞ, uzmanlık alanları olan insan kaynakları yönetimi, etkin izlenim bırakmak ve farkındalık, iletişim ve kişisel gelişim alanlarında bilgi ve deneyimlerini eğitmen ve danışman olarak RDBE bünyesinde paylaşmaktadır.
AYPERİ ATALAY CİLVEZOĞLU
İstanbul Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İşletme bölümünü lisans, Marmara Üniversitesi Kamu Yönetimi Anabilim Dalı’na bağlı “Human Resources Management & Development” yüksek lisans mezunudur.
En son Penta A.Ş.’nin İnsan Kaynakları Yöneticiliği görevinde bulunan CİLVEZOĞLU, pek çok farklı danışmanlık projesinde seçme yerleştirme, performans ve ücret yönetimi, proses ve süreç analizi gibi konularda görev almış, uzmanlık alanları olan insan kaynakları yönetimi, kişisel ve kurumsal gelişim konularında eğitim vermiştir.
Lise ve üniversite öğrencilerine özel kariyer programları da geliştirmekte olan Ayperi Atalay Cilvezoğlu, Okan Üniversitesinde kariyer ve yaşam dersleri vermekte, bilgi ve deneyimlerini Rönesans Değişim ve Yönetişim Bilimleri Enstitüsünde eğitmen ve danışman olarak paylaşmaya devam ettirmektedir.
AYSUN KALMIK
İstanbul Üniversitesi İktisat Fakültesi İngilizce İktisat Bölümünde lisansını tamamlayan KALMIK, İnsan Kaynakları ve Eğitim alanında 10 yılı aşkın süre, üretim, tekstil, perakende, ihracat ve bilişim sektörlerinin öncü şirketlerinde yönetici olarak görev yapmıştır; insan kaynakları departmanlarının sıfırdan kurulmasında, revize edilmesinde ve firmaların kriz yönetimi ile kurumsallaşma sürelerinde aktif proje lideri olarak rol almıştır ( Cankurtaran Holding, Şahinler Holding, Sentim, Mısırlı, Yeşil Kundura vs )Hem teori hem de uygulama yönlerine sahip olan KALMIK, Next, Lafarge, Alarko gibi firmalarda İnsan Kaynakları Yönetimi ve Yönetişimi Sistemleri ve Kişisel Gelişim konularında danışmanlık ve eğitim hizmetleri vermektedir.
Ekin KOPKİMAN KANTARELLI
Kantarelli, İstanbul Üniversitesi İletişim Fakültesi, Gazetecilik ve Halkla İlişkiler Bölümlerinden mezun olmuştur. İş yaşamına Hürriyet Gazetesi’nde başlayan Kantarelli, daha sonra turizm sektörüne geçmiş ve İstanbul ve Antalya’da beş yıldızlı otellerde üst düzey yöneticilik yapmıştır. 93’de Emekli Sandığı İstanbul Maçka Oteli’nde Genel Müdür Yardımcısıyken, dönemin Maliye Bakanı Rahmetli Adnan Kahveci’nin Halkla İlişkiler Danışmanlığı’nı da sürdürmüştür. Daha sonra sırasıyla Interpress ve Intermedya Yayıncılık Şirketleri’nde Yönetim Kurulu Başkan Danışmanlığı yapan Kantarelli yine dönemin Bakırköy Belediye Başkanı Ali Talip Özdemir’in Halkla İlişkiler Danışmanlığı görevini üstlenmiştir. 96’da Türkiye’nin ilk ve tek temalı eğlence parkı olan Tatilya’da Pazarlama ve Halkla İlişkiler Direktörlüğü yapan Kantarelli, daha sonra 99 yılına dek yine Türkiye’nin ilk ve tek Relais & Chateaux ünvanına sahip oteli Bosphorus Pasha’da Genel Müdür’lük görevini sürdürmüştür. İş yaşamının yanı sıra 1992’den beri eğitimcilik kariyerini de sürdüren Kantarelli, Turyap Kursları, Tüsside, Akademi İstanbul, Pera Güzel Sanatlar Akademisi, Rönesans Değişim Bilimleri Enstitüsü, İstanbul Üniversitesi İletişim fakültesi gibi kurumlarda, Pazarlama, Halkla İlişkiler, Reklam, İletişim, İnsan Kaynakları konularında eğitimler vermiştir. Halen İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Yüksek Okulu’nda İşletme ve Pazarlama Bölümleri’nde Sosyal Psikoloji, Davranış Bilimleri, ve Halkla İlişkiler eğitimleri vermektedir. Ayrıca aynı okulda açılan yine Türkiye’nin ilk ve tek Marka Yöneticiliği Bölümü’nde de Pazarlama eğitimi vermekte olan Kantarelli, İstanbul Üniversitesi Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksek Okulunda İletişim, Davranışsal Yeterlilikler ve Mesleki konularda misafir eğitmen olarak da görev almaktadır.
Yukarıdaki içerik örnek olması amacıyla hazırlanmış bir ön çalışmadır. Kurumsal eğitimlerde izlenen metodoloji aşağıdadır.
Kurumsal Eğitimlerde İzlenilen Metodoloji
· Kurumsal eğitimler için önce kurumu tanımak
· Eğitim alacak kişileri tanımak ( katılımcılara eğitim alacakları konu ile ilgili ihtiyaç analizi, mesleki kimlik analizi ve kişisel swot analizi anketleri uygulamak )
· Eğitime konu olan işi ve işin temel proseslerinin kurumda nasıl uygulandığını öğrenmek
· Eğitim içeriğinin nasıl olması gerektiğine dair eğitim alacak kişilerin ve liderlerinin görüşlerini almak _ business focus oluşturmak
· İçeriği kurumun insan kaynakları yöneticisi ve eğitim alacak grubun lideri ile beraber dizayn etmek
· Kuruma özel sunumu hazırlamak
· Kuruma özel kitapları hazırlamak
· Kurumun istediği yer ve zamanda interaktif, teatral bir şekilde data-Show ile eğitimi, eğitimci-katılımcı birlikte paylaşmak.