Kurumların yenilenmesi, değişimi, kurumsal akıl ile hareket etmeleri ve gelişim trendini yakalayarak bunu
sürdürülebilir kılmaları artık günümüz
iş dünyasının kaçınılmaz gerçekleridir. Bu gerçekler bizleri tanımlamaya,
ölçeklendirmeye, analizler yapmaya, geliştirmeye ve uygulayıp kontrol etmeye
doğru itmektedir.Yani, farkına vardığımız iyileştirilebilir alanlarımızı,
belirli bir zaman diliminde ele alıp iyileştirmeli, sınırsız bir zamanda
sürekli konsantrasyon ile kurumdan beklenti içinde olan tüm öğelerin, bizi
görmek istedikleri yerde olabilmemiz ve bunu sürdürülebilir kılmamız
gerekmektedir.İşte bu durum bizleri kurumlarımızda iş yapış sitillerimizi gözden geçirmeye ve
iyileştirmeye yani süreç yönetimine götürmektedir.
Peki süreç nedir?
Literaturel anlamda süreç;
“bir girdiyle başlayıp, üzerinde bir katma değer yaratılarak çıktıya
dönüştürülen ve birbirleriyle iletişim ve etkileşim içinde bulunan etkinlikler
bütünü” olarak tanımlanabilir.
Burada girdilerimiz, müşteriler, çalışanlar, paydaşlar
(tedarikçiler, dağıtıcılar,çözüm ortakları ), kurum ortakları, çevre ve toplum
olarak tanımlanabilir.
Katma değer yaratan birimler, kurum içindeki tüm departmanlar
ve onların ortaya koydukları işler dir. Burada departmanlar arasındaki
etkileşim, göz ardı edilmemelidir. Örneğin; AR-GE departmanının bir ürün
geliştirmesi, üretimi ve dolayısıyla da müşteri memnuniyetini yakalayarak satış
departmanının faaliyetlerini etkileyecektir.
Çıktılarımız ise
müşteri memnuniyeti, çalışan memnuniyeti, üretim artışı, maliyet düşüşü ve
dolayısıyla karlılıkta artış olarak tanımlanabilir.
Etkin bir süreç yönetimi uygulayabilmek için;
·
Süreç yönetimi uygularken geçmişin
geleneksel tortularından arındırılmış ve geleceği şekillendirecek her türlü
değişime açık olmak gerekir. Bu anlamda değişmeyeni değiştirmek yada önce
değişeni tekrar değiştirmek yani revize etmek gerekebilir.
·
Süreç yönetimi paralelinde kültürel
değişimi de gerekli kılar, bunun için kurumsal kültürün kurumsal hedefler
doğrultusunda sorgulanması gereklidir.
·
Değişim gerektiren konular ani
kararlar alınarak çabucak yapılamazlar, bunları özümsemek ve adım adım
uygulamak süreç yönetimini daha etkin
kılar.
·
Süreç yönetimi kurum içinde etkin
bir iletişim ortamı gerektirir, ancak bu yolla süreçlerine hakim kişileri,
yönetimin içine alıp, tanımlamadan iyileştirmeye kadar süreçlerin içinde etkin kılabilirsiniz.
·
Süreç yönetimi, tüm kurumsal
kaynakları içine alır.
·
Süreç yönetimi, farkına varılmış
durumsal risklerle gelecek riskleri
yönetmeyi de gerekli kılar, bunun için kurumda bilgi teknolojileri ve
teknik yeterliliklerin mevcudiyeti süreçlerin ve risklerin yönetimini etkin kılar.
Süreç yönetimi için kullanılan bazı sistem ve teknik
yöntemleri şöyle sıralayabiliriz;
·
ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi:
Özellikle 2000 revizyonuyla gelen ilavelerle sürekli iyileştirme, iç denetim,
yönetimin sorumluluğu ve gözden
geçirmesi, müşteri memnuniyeti ve
müşteri odaklılık kavramları süreç yönetimli ile direkt ilgilidir.
·
Mali İç denetim Sistemleri: Kurumsal
bütçe çerçevesinde bağımsız denetmenlerce faaliyetlerin mali boyutta
denetlenmesi ve sapmaların tesbit edilerek önlem alınması ve sürece yatırılması.
·
Öz Değerleme ve Derecelendirme:
Kurumun durumsallığını, belirli bir bakış açısıyla bağımsız kanallarca
denetlemek ve belirlenen kritik noktaları puanlayarak bütünsel bir değerleme
yapmak. Bu sistem departmanlar ve tüm prosesler bazında yapılabilir.
·
Six Sigma: Proseslerin sıfır hataya
yakın (1 milyon olasılıkta 3,4 hata 6.sigma seviyesi olarak atanmakta) sürece
yatırılarak kademe kademe iyileştirilmesi amacına yönelik bir teknik uygulamalar bütünü.
·
Balanced Scorecards: Kurum içinde
departmandan çalışana yada ürün guruplarına kadar indirgenebilen bir puantaj
sistemidir. Puanlanan ana guruplar dört ana boyutta toplanır bunlar; müşteri boyutu, finansal
boyut, iş süreçleri, öğrenme ve gelişim.
·
Proje Yönetimi: Her eylem bir
projedir mantığıyla yaklaşılarak öngörülen
bütçesi doğrultusunda,
zamanlaması, sorumluları ve lideri tanımlanmış eylemler ve bunların
yönetilmesi.
Yukarda tanımlanan sistem ve araçlar tek başlarına, tümü yada
bazıları birlikte kullanılabilir. Kurumlar süreç yönetiminde, hangi yöntem veya
yöntemlere baş vuracaklarına, kendi durumsallıkları ve yeterliliklerine göre
karar vermek durumundadırlar.
Süreç yönetimi bir metottur ve amacı etkin ve sürekliliği
sağlanmış iyileştirmeler yapmaktır dolayısıyla süreç yönetimi bir defalık
uygulanıp bırakılacak bir metot değildir. Sürekli iyileştirme için süreç
yönetimi felsefesi, kurumsal kültür içinde yerini almalı ve yukarda belirtilen
araçlar ve sistemler çerçevesinde devamlı uygulanması sağlanmalıdır.
“Süreçlerinizi tanımlayın, iyileştirilecek alanları tespit edin, metodunuzu seçin, uygulayın, kontrol edin, gelişin ve bunu sürdürülebilir kılın.”
Rönesans/N.Şencan